Stressfreier Reisen: So bringst Du Ordnung in Deine Reiseunterlagen

Weshalb ist es so wichtig, seine Unterlagen zu organisieren?

Die Urlaubszeit kann zur schönsten Zeit des Jahres werden, wenn sie entspannt beginnt und genauso entspannt bis zum Abschied vom Urlaubsort verläuft.

Manchmal klappt´s, ein anderes Mal aber auch nicht. Nicht selten beginnt das Durcheinander bereits, wenn beim Check-in am Flughafen oder per Auto am Grenzübergang wichtige Dokumente vergessen wurden. Sie liegen wohlverstaut zu Hause in der Schublade. Dort gehören sie nicht hin, und im schlimmsten Fall verpasst Du den Flug oder die Fähre, oder Du wirst von den Grenzbehörden abgewiesen.

Bei der Ankunft am Urlaubsort werden hilfsbereite Rezeptionsangestellte zwar Ersatzdokumente vom Reiseveranstalter anfordern. All diese Dinge verursachen aber unnötigen Stress, der ein sehr schlechter Start für den gesamten Urlaubsaufenthalt ist.

Muss das sein?

Wie organisierst Du Deine Unterlagen so, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Platz griffbereit vorhanden ist? Reicht ein einziger Organizer? Wir geben Dir wichtige Tipps, mit denen Dein Urlaub entspannt beginnt und verlaufen kann.

Welche Unterlagen gehören unbedingt zur Reiseausstattung?

Hast Du rechtzeitig den Reisepreis bezahlt? Super, dann erhältst Du in aller Regel die Reisedokumente rechtzeitig vor Reiseantritt per Post oder per Internet. Hier lauert jedoch bereits die erste Falle. Vor allem Individualtouristen beginnen ihren Urlaub oftmals mit einer mehrtägigen Anreise, bevor sie an der gebuchten Unterkunft ankommen. Wenn auch Du zu diesen Individualisten gehörst, solltest Du ausreichende Zeit vorher mit Deinem Reiseveranstalter in Kontakt treten. Er wird Dir die Unterlagen dann rechtzeitig nach Hause schicken. Dazu gehören mindestens

  • Hotelvoucher oder die Buchungsbestätigung
  • der Reisebersicherungsschein

Je nach Art der Reise gesellen sich hinzu:

  • Flugtickets
  • Fährtickets
  • gekaufte Mautvignetten und ähnliche individuelle Dokumente.

Ohne amtliche Nachweise lässt Dich kein Grenzbeamter passieren. Zu den reisebedingten Unterlagen gehören deshalb auch

  • der Personalausweis oder Reisepass
  • Kinderreisepässe
  • ggf. ESTA-Formular bei Reisen in die USA
  • ggf. ein Visum für das Einreiseland
  • ggf. Zollerklärungen für zollpflichtige Einfuhren

Letztere solltest Du auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes oder der jeweiligen Botschaft nach ihrer Erfordernis erfragen.
Damit ist der Papierkram jedoch längst nicht abgeschlossen, wenn Du für den Fall der Fälle abgesichert sein willst. Bleib schön gesund, aber auch am Urlaubsort kann man sich den Fuß vertreten oder eine Wespenallergie macht beim Stich durch die Biester rasche medizinische Hilfe notwendig. In fast allen europäischen Ländern ist die europäische Krankenversicherungskarte EHIC gültig. Bei Reisen in außereuropäische Länder schützt nur eine private Auslandsreisekrankenversicherung vor horrenden Krankenhaus- und Rückführungskosten. Zusammengefasst:

  • Europäische Krankenversicherungskarte EHIC
  • ggf. private Auslandskrankenversicherung

Es gibt aber auch noch etliche private Dokumente, die mitgeführt werden sollten. Zu denen gehören beispielsweise:

  • Anschriften und Telefonnummern von Angehörigen oder Urlaubsvertretungen
  • Medikamentenpläne
  • Nothilfepässe, Impfausweise

Ein Organizer ist sinnvoll, aber nicht der Stein der Weisen

Was wäre einfacher, als alle Unterlagen für die Reise in einem Hefter unterzubringen und im Reisegepäck zu verstauen. Diese Rechnung ist jedoch ohne den Wirt gemacht. Vor allem bei Flugreisen gehen immer wieder Koffer verloren, und manche von ihnen tauchen niemals wieder auf. Dann sind auch die Unterlagen zur Reise über alle Berge, und die Aufregung ist groß.

Hoch leben Internet und Scanner, manchmal zumindest. Als Verfasser dieses Artikels sammle ich alle Reisedokumente immer auf dem heimischen PC. Entweder sind sie im Falle von Hotelbuchungen bereits via Internet in digitaler Form bei mir angekommen oder ich habe sie eingescannt. Zu diesen Dateien gehören selbstverständlich auch Ausflugstipps und Veranstaltungshinweise am Urlaubsort. Kurz vor der Abreise in den Urlaub speichere ich diesen gesamten Dateiordner auf einem USB-Stick ab. Sollten Dokumente während der Reise verloren gehen, habe ich so immer eine Zweitfassung parat.

Trotzdem ist ein solcher Sammelhefter bereits lange vor der Urlaubsreise eine sinnvolle Art, ankommende Unterlagen abzuheften. So ist jederzeit sichtbar, was bereits vorhanden ist und welche Unterlagen noch fehlen. Enthält er zusätzlich eine Checkliste, ist er perfekt. Auf dieser Liste sollten alle Dokumente stehen, die für die geplante Reise benötigt werden. Was sich bereits im Hefter befindet, wird abgehakt. Fehlendes kann rechtzeitig besorgt werden und kurz vor dem Start in den Urlaub folgt der Check-up. Alles vorhanden? Super, die Urlaubsreise kann beginnen.
Weit gefehlt, denn das Ganze macht nur Sinn, wenn sich während der Reise in den Urlaub alle Dokumente dort befinden, wo sie gebraucht werden oder vorgezeigt werden müssen.

Alles am richtigen Ort

Flugreisen sind vor allem für Individualreisende eine echte Herausforderung. Was muss wann vorgezeigt werden, und was sollte so verstaut werden, dass es in der Aufregung nicht verloren gehen kann?
Allgemeine Unterlagen wie Voucher, Versicherungsnachweise etc. gehören in das Handgepäck. Du kannst sie aber auch im Koffer verstauen, wenn Du die genannte Zweitausfertigung per USB-Stick im Handgepäck mitführst. Aber bereits beim Check-in oder an der Passkontrolle reagieren die dortigen MitarbeiterInnen häufig ziemlich genervt (und lassen sich dies auch deutlich anmerken), wenn nun das große Kramen im Handgepäck beginnt. Womöglich fallen Dir noch lose Blätter aus dem Schnellhefter, und dann ist das Chaos perfekt.
Das Handgepäck sollte deshalb immer eine diebstahlsgeschützte Seitentasche haben. Dorthinein packst Du die Reisepässe und die Bordkarten sowie bei Erfordernis das Visum, Zollerklärungen und das USA-ESTA-Formular, nichts weiter. Die Sicherheitsbeamten werden Dich zwar auch dann nicht mit einem Blumenstrauß beglückwünschen, aber Du bist ein schnell abzufertigender und unproblematischer Flugreisender.

Individuelle Autoreisen sind wesentlich unproblematischer, solange Du das gesamte Reisegepäck an Bord hast. Auch hier ist die Zweitausfertigung der Unterlagen auf einem USB-Stick im Handschuhfach eine nützliche Ergänzung. Vor allem aber gehören hierhinein die Reisepässe und Visa bei Auslandsreisen.
Ohne Moos nix los. Die kleinen Plastikkarten gehören zwar nicht direkt zu den Reiseunterlagen, aber vergiss bitte auch nicht die EC- und/oder Kreditkarten.
Organizer, USB-Stick und richtiges Verstauen am erforderlichen Platz im Gepäck – so schaffst Du Übersicht in Deinen Reiseunterlagen für eine entspannte Urlaubsreise.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Ich akzeptiere

*

Warteliste Wir informieren dich per Email, sobald der Artikel wieder vorrätig ist. Trage dich dazu einfach unten mit deiner Email-Adresse ein.
Email